Aumentar a produtividade e economizar tempo são as premissas para a criação de checklists. Aprenda como aplicar o conceito no seu negócio.

Quando se é empreendedor, há muito o que pensar, lembrar e fazer dentro da rotina do negócio. E, por conta da grande demanda de tarefas, é natural que uma coisa ou outra seja deixada de lado. Porém, confiar em um checklist para a sua loja pode ser uma ótima estratégia de organização. Prepare-se, pois os dias mergulhados em correria e obrigações estão chegando ao fim.

Você sabe o que é um checklist? A verdade é que, talvez você até já tenha feito um, mas não se deu conta disso! Separamos para você, então, todos os detalhes que envolvem essa poderosa ferramenta de otimização de tarefas, bem como as vantagens de incluí-la no seu dia a dia de uma vez por todas.

O que é um checklist?

Quando traduzimos “checklist” do inglês para o português, temos algo como ‘lista de verificação’, em tradução livre. Ou seja, um checklist nada mais é do que uma estratégia que consiste na criação de listas com itens importantes para o dia, a semana ou o mês. Essas tarefas e lembretes geralmente são de suma importância, e necessitam ser realizados em um prazo estipulado.

O maior objetivo da criação de um checklist, portanto, é visualizar tudo o que precisa ser feito, e realizar essas tarefas de uma maneira organizada e em sequência. Você pode tanto estruturar um checklist mais operacional, como com um passo a passo apenas com medidas práticas, quanto um checklist mais complexo, feito a longo prazo.

Por que manter um checklist na sua loja?

Um checklist pode ser a salvação para profissionais e negócios que costumam ter muitas tarefas, mas contam com pouco tempo para realizá-las, ou para quem possui certas dificuldades na organização e/ou delegação de prioridades.

Com um checklist em seu negócio, você passa a contar com melhores noções de organização. Assim, é possível ter clareza para cumprir prazos e o controle da qualidade do trabalho que está sendo entregue.

Checklists também podem ser ótimos recursos para iniciar um método de redução de falhas, pois é possível observar o andamento de todo o processo da realização de tarefas.

Finalmente, os checklists confirmam se o necessário foi realizado dentro do negócio, analisam níveis de produtividade e podem aumentar a motivação dos funcionários.

3 passos para criar um checklist de sucesso

O processo de criação de um bom checklist segue uma ‘receita de bolo’: por mais que existam diferentes tipos de checklists, perfis de usuários e propósitos para a sua utilização, ainda é possível se valer de pontos em comum para nortear a sua criação.

Esses pontos podem ser de extrema utilidade para aqueles que ainda estão na fase inicial de adoção da estratégia. Vamos a eles?

1 – Defina um objetivo

O primeiro passo a ser tomado é definir para qual propósito o checklist em questão será criado:

• O que você quer alcançar quando todos os itens da lista estiverem completos?
• O que não pode faltar nessa lista?
• Como mensurar os resultados alcançados?

Leve em consideração esses pontos ao definir o tipo de checklist que você deseja criar e os itens a serem incluídos nele.

2 – Crie etapas

Ao fazer um checklist, é importante, também, pensar sobre quais serão as etapas envolvidas.

• Pensando em seu objetivo final, o que você deve fazer para chegar até lá?;
• Quantas tarefas serão necessárias para você concluir o que deve?

Dividir um grande objetivo ou uma grande tarefa em atividades menores a serem feitas pode ser útil para a concentração e a realização das etapas essenciais.

3 – Testes

Ao final, você deve testar o quão eficiente seu checklist é.

• Por meio dele, você foi capaz de realizar tudo que necessitava?
• Há pontos a serem melhorados para que, assim, o seu desempenho e a sua produtividade melhorem também?
• Você deve manter algum aspecto da mesma maneira para a criação do seu próximo checklist?

Aqui, é importante não desanimar caso algo não seja tão eficiente quanto você gostaria. Aprenda com os seus erros e use a experiência adquirida para os próximos momentos.

5 tipos de checklist para a sua loja

Agora que você já sabe o que é um checklist e quais etapas são necessárias para criar um, é hora de tirar a teoria do papel!

Abaixo, separamos alguns tipos de checklists que podem ser proveitosos para o seu negócio.

1 – Checklist de abertura

Existem muitas coisas a serem feitas antes de iniciar o expediente da sua loja:

• Todos os funcionários estão presentes?
• Todos os equipamentos do espaço estão funcionando corretamente?
• Os produtos que mais são vendidos, por exemplo, pela manhã, como o Iogurte Danone Líquido Morango, estão nas prateleiras em quantidade suficiente?

Ao verificar a resposta de todas as perguntas acima, seu estabelecimento pode começar a funcionar com mais tranquilidade e produtividade.

2 – Checklist de fechamento

Tão importante quanto a abertura da sua loja é o fechamento dela. Ao encerrar o expediente, é necessário saber se tudo está em ordem para o próximo dia, e um checklist também pode vir a calhar nesse momento.

• O caixa foi fechado: os lucros e gastos foram calculados?
• Os aparelhos foram desligados?
• Algum cliente esqueceu algo na loja?
• O Sabão em Pó OMO Lavagem Perfeita, que foi movido durante o dia, já foi devolvido à sua disposição correta? Afinal, sabemos que como um produto é exposto em sua loja faz toda a diferença na hora das vendas.

3 – Checklist de estoque

Checklists podem auxiliar no controle de itens e organização do estoque de um negócio também.

Ao contar quantas unidades de Loctite Super Bonder Original você já tem em estoque, você evita gastos desnecessários e se planeja para possíveis promoções, cupons de desconto ou reposições.

4 – Checklist de manutenção

Os reparos e detalhes a serem cuidados dentro de um negócio também podem ser fatores complicados para serem mantidos em ordem. Mais uma vez, o checklist pode se mostrar necessário.

Além de listar o que precisa ser feito, você pode elencar os produtos que serão utilizados para as manutenções. Por exemplo, ao listar que é preciso trocar as pilhas de algum aparelho, você pode anotar que as pilhas antigas serão substituídas pelas Pilhas Alcalinas AA Pequenas DURACELL com 2 unidades.

5 – Checklist de finanças

Por fim, checklists são extremamente úteis ao verificar o estado das finanças de uma loja. Eles podem focar em fluxo de caixa, precificação, ou outros fatores parecidos.

Ao trazer o Shampoo Baby Dove Hidratação Para Cabelos Claros para o seu negócio, quais serão os seus gastos? E os lucros? Qual é o melhor preço para aquele produto?

Ferramentas de checklist de loja online

Com o auxílio da tecnologia, a criação de checklists se tornou algo mais rápido e fácil. Hoje em dia, existem diversas ferramentas online que podem ser utilizadas em momentos que a organização se faz necessária.

Para se familiarizar com algumas destas ferramentas, recomendamos que você conheça as seguintes:

• Trello: Ferramenta colaborativa que permite que a organização seja feita por quadros. Algumas funções do Trello são a criação de checklists, um sistema de etiquetas com cores e a distribuição de tarefas a serem feitas por meio de cartões;
  
  
• Google Agenda: Com comandos fáceis e uma interface de simples navegação, a ferramenta permite que seus usuários criem eventos compartilhados, compartilhem agendas e visualizem checklists colaborativos ou privados;
  
  
• Asana: Esta ferramenta promete ser mais completa e precisa, uma vez que faz com que supervisores designem tarefas e trabalhem com gestão e organização de projetos. Além disso, ela também permite que relatórios de desempenhos sejam feitos e compartilhados.