Inventário de estoque: entenda o que é e como fazer

Manter o controle do estoque é um dos principais desafios do varejo de vizinhança. O inventário de estoque, além de ser obrigatório em muitas situações fiscais, é uma ferramenta essencial para garantir que os produtos certos estejam disponíveis para atender à demanda e evitar prejuízos por excesso ou falta de mercadorias.

Continue neste conteúdo, aqui você vai aprender:

Índice

O que é o inventário de estoque?

O inventário de estoque é o processo de identificação, contagem e registro de todos os itens disponíveis em estoque de uma empresa. Ele não se limita a produtos disponíveis para venda, mas também pode incluir materiais usados na produção, insumos, produtos em transporte e itens devolvidos.

Os principais objetivos do inventário de estoque incluem:

Identificar discrepâncias entre o estoque físico e o registro contábil.
Fornecer dados reais para planejamento e compras.
Cumprir exigências fiscais e contábeis.
Garantir a disponibilidade de produtos no momento certo, evitando rupturas e perdas.

Além disso, um inventário bem-feito ajuda a identificar tendências de consumo, orientar estratégias de marketing e até mesmo renegociar contratos com fornecedores com base em dados reais.

Por que o inventário é importante?

A realização de inventários vai muito além de uma mera obrigação administrativa; trata-se de uma ferramenta que impacta diretamente a lucratividade e a eficiência do negócio. De acordo com um relatório da McKinsey & Company, empresas que realizam inventários regularmente aumentam a eficiência operacional em até 30%.

Entre os seus benefícios estão:

Evitar rupturas de estoque: Nada é mais frustrante para um cliente do que procurar um produto e não encontrá-lo. Um inventário bem-feito ajuda a prever demandas e evitar essas situações.
Reduzir desperdícios: Produtos com validade vencida ou armazenados incorretamente geram perdas financeiras. Identificar esses itens em tempo hábil permite que ações corretivas sejam tomadas, como promoções ou doações.
Aprimorar o planejamento financeiro: Um controle eficiente do estoque reduz compras desnecessárias e melhora o fluxo de caixa, liberando capital para investir em outras áreas.
Cumprir exigências fiscais: Para fins contábeis e tributários, é indispensável saber exatamente o que a empresa possui em estoque, especialmente em auditorias ou no fechamento do balanço anual.

Tipos de inventário de estoque

Escolher o tipo certo de inventário é fundamental para atender às necessidades específicas do seu negócio. Cada modelo tem características únicas que se adaptam a diferentes tamanhos de operação, objetivos de gestão e recursos disponíveis.

A definição do tipo de inventário influencia diretamente os custos, a precisão e a frequência de coleta de dados sobre o estoque. Segundo um estudo da Deloitte, empresas que adotam métodos estruturados de inventário reduzem em até 40% os custos operacionais relacionados a perdas, excesso de estoque ou rupturas.

A seguir, detalhamos os principais tipos de inventário, com suas características, vantagens, desvantagens e aplicações práticas.

Inventário Periódico

No inventário periódico, as contagens de estoque são realizadas em intervalos regulares, como mensal, trimestral ou anual. Durante a realização, é feita uma pausa parcial ou total nas operações para que a equipe possa contar manualmente todos os itens presentes no estoque.

Inventário Permanente

O inventário permanente, ou contínuo, é baseado na atualização em tempo real do estoque, com cada entrada e saída registrada automaticamente em um sistema. Esse método é amplamente utilizado por empresas que investem em tecnologia, como softwares de gestão de estoque integrados.

Inventário Rotativo

O inventário rotativo, também conhecido como “cíclico”, concentra-se em contar e revisar itens específicos do estoque em intervalos regulares e programados. Ele é projetado para ser realizado continuamente, sem interrupções significativas nas operações.

Inventário Físico

O inventário físico consiste na contagem manual e detalhada de todos os itens disponíveis no estoque. Ele é frequentemente realizado para verificar a precisão dos registros em sistemas eletrônicos e como preparação para fechamentos fiscais ou auditorias.

Agora, vamos comparar cada um dos tipos de inventário, com suas principais características, vantagens e desvantagens:

Tipo de Inventário	Ideal para	Vantagens	Desvantagens
Periódico	Varejo de vizinhança	– Simples de implementar.- Baixo custo inicial.- Ajuda em ajustes contábeis.	– Lacunas de informações entre contagens.- Exige suspensão parcial das operações.
Permanente	Varejos com alto volume	– Controle em tempo real.- Identificação imediata de discrepâncias.- Redução de erros humanos.	– Requer investimento em tecnologia e capacitação.- Necessidade de manutenção constante do sistema.
Rotativo	Produtos de alto giro	– Menor impacto operacional.- Contagem constante de itens críticos.- Melhor precisão nos registros.	– Planejamento adicional necessário.- Pode deixar produtos menos prioritários sem controle frequente.
Físico	Todo tipo de negócio	– Oferece visão prática e detalhada.- Acessível para todos os tipos de varejo.- Ideal para auditorias.	– Consome muito tempo.- Suscetível a erros.- Impacto nas operações regulares.

Como fazer um inventário de estoque passo a passo

Realizar um inventário de estoque eficiente pode parecer uma tarefa desafiadora, mas, com organização e estratégia, é possível transformar esse processo em uma prática simples e altamente benéfica para o seu negócio. Ter um inventário bem gerido não apenas ajuda a evitar rupturas ou excessos de produtos, mas também contribui para a identificação de gargalos na operação e para o aumento da lucratividade.

Criamos um guia passo a passo que vai desde a preparação inicial até o registro final. Vamos começar?

Passo 1: planeje o inventário

Antes de começar, é essencial preparar o terreno para o inventário.

Defina o tipo de inventário: Escolha entre periódico, permanente, rotativo ou físico, de acordo com a realidade do seu negócio.
Determine a frequência: Decida se o inventário será realizado diariamente, semanalmente, mensalmente ou em outro intervalo.
Escolha a data e horário: Realize o inventário em horários de menor movimento para evitar interrupções nas vendas.
Treine a equipe: Explique o processo e distribua as funções entre os colaboradores para garantir agilidade e precisão.

Passo 2: organize o estoque

Um estoque desorganizado dificulta o inventário e aumenta as chances de erros.

Agrupe os produtos por categoria: Separe os itens por tipo, tamanho, marca ou outra classificação que faça sentido para o seu negócio.
Identifique os produtos claramente: Use etiquetas legíveis com informações como código, nome e preço.
Verifique as condições do local: Certifique-se de que o ambiente está limpo, bem iluminado e com espaço suficiente para movimentação.

Passo 3: escolha as ferramentas de contagem

A precisão do inventário depende de usar as ferramentas certas.

Planilhas manuais: Adequadas para pequenos estoques, mas exigem maior atenção para evitar erros.
Sistemas de gestão de estoque: Automatizam o processo, garantindo maior precisão e rapidez.
Coletores de dados ou leitores de código de barras: Facilitam o registro e reduzem erros humanos.

Passo 4: realize a contagem física

A contagem física é a etapa central do inventário.

Conte item por item: Certifique-se de registrar cada unidade presente no estoque.
Evite estimativas: Não arredonde valores ou faça suposições, pois isso compromete a precisão.
Concilie os registros: Compare a contagem física com os dados existentes no sistema ou na planilha.

Passo 5: resolva inconsistências

Inconsistências podem surgir e precisam ser resolvidas para garantir a precisão.

Identifique diferenças: Procure por desvios entre o inventário físico e os registros anteriores.
Descubra as causas: Analise se houve erro na contagem, extravio, vendas não registradas ou falhas no sistema.
Corrija os dados: Atualize o sistema de estoque para refletir a contagem real.

Passo 6: analise os dados do inventário

Depois de finalizado, use as informações obtidas para melhorar sua gestão.

Identifique produtos de alto giro: Foque na reposição desses itens para evitar rupturas.
Detecte produtos encalhados: Planeje promoções para liberar espaço no estoque.
Avalie o desempenho geral: Determine se os níveis de estoque estão alinhados com a demanda do cliente.

Passo 7: atualize e implemente melhorias

Com os dados em mãos, é hora de agir para otimizar o processo.

Atualize os registros: Certifique-se de que o sistema ou planilha reflita a nova realidade do estoque.
Adapte estratégias: Ajuste compras, promoções e armazenamento com base nos resultados do inventário.
Planeje o próximo inventário: Use o aprendizado desta contagem para melhorar os próximos processos.

Domine o inventário e transforme seu negócio

O inventário de estoque é muito mais do que um simples processo administrativo: é uma ferramenta estratégica para o crescimento do seu negócio. Seja qual for o tipo de inventário que você escolher, aplicá-lo corretamente trará benefícios como redução de custos, aumento da eficiência operacional e maior satisfação dos seus clientes.

Agora que você domina o assunto, é hora de colocar o aprendizado em prática. Lembre-se: o controle do estoque é a base para a saúde financeira do seu negócio.

FAQ: tudo o que você precisa saber sobre inventário de estoque

Qual a frequência ideal para realizar o inventário?

Depende do tamanho do negócio e do tipo de inventário escolhido. Varejistas de vizinhança podem optar por inventários periódicos mensais, enquanto empresas maiores tendem a usar sistemas permanentes para controle diário.

Quais ferramentas podem ser usadas para facilitar o inventário?

Planilhas eletrônicas (Excel ou Google Sheets).
Sistemas de gestão de estoque.
Coletores de dados e leitores de código de barras.
Essas ferramentas ajudam a aumentar a precisão e agilizar o processo.

Como o inventário pode impactar as vendas?

Com um inventário bem-feito, você evita rupturas de produtos e garante que os itens mais vendidos estejam sempre disponíveis, aumentando as vendas e melhorando a experiência do cliente.

O que você achou de saber mais sobre inventário de estoque?

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